Bài toán đặt ra cho nhiều doanh nghiệp hiện nay là việc đảm bảo chi trả đầy đủ mức lương, thưởng cho nhân viên. Phải đảm báo được đúng hạn và đầy đủ.
Giải pháp để thực hiện được điều này là sử dụng trích lập quý dự phòng tiền lương. Vậy, trích lập quỹ dự phòng tiền lương như thế nào? Để biết thêm chi tiết về cách thực hiện hạch toán và quy định, cùng Thuận Việt tìm hiểu ngay bài viết dưới đây.
Mục lục
I. Quy định về trích lập quỹ dự phòng tiền lương
a) Bản chất của việc trích lập quỹ dự phòng tiền lương
Quỹ dự phòng tiền lương là một khoản tiền mà các công ty thường đặt ra để dành dự trữ cho việc trả lương cho nhân viên trong trường hợp khẩn cấp, chẳng hạn như khi có sự suy thoái kinh tế, giảm doanh số hoặc các tình huống khác khiến công ty gặp khó khăn về tài chính. Quỹ này giúp đảm bảo rằng công ty có đủ tiền để trả lương cho nhân viên trong những thời điểm khó khăn.
Quỹ dự phòng này là khoản tiền được trích từ nguồn lợi nhuận trước thuế TNDN, bổ sung vào nguồn chi trả lương hàng năm của doanh nghiệp.
b) Điều kiện và hồ sơ thực hiện để trích lập quỹ
Điều kiện thực hiện:
Điểm 2.6 Khoản 2 Điều 4 tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động, cụ thể:
“c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động. Nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm, thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm liền kề. Nhưng mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định sẽ không vượt quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.”
Những quy định cụ thể về trích lập dự phòng tiền lương như thế nào:
- Không được vượt quá 17% quỹ lương thực hiện
- Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của một năm quyết toán đó, đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán.
- Khi trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ sau khi trích lập. Trường hợp DN bị lỗ thì không được trích đủ 17% số tiền đó.
- Quỹ dự phòng tiền lương phải được thực hiện chi hết sau 6 tháng sau khi trích lập. Nếu doanh nghiệp chưa sử dụng hết hoặc chưa sử dụng quỹ dự phòng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, thì cần tính giảm chi phí cho năm sau.
Ví dụ: Khi nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2023, cho CTY TNHH Thuận Việt có trích quỹ dự phòng tiền lương là 10 tỷ đồng.
– Đến ngày 30/06/2024 (đối với trường hợp doanh nghiệp áp dụng kỳ tính thuế theo năm dương lịch). Cty mới chi số tiền từ quỹ dự phòng tiền lương năm 2023 là 7 tỷ đồng.
-> Thì Cty phải tính giảm chi phí tiền lương năm sau (năm 2024) là: = (10 tỷ – 7 tỷ) = 3 tỷ đồng.
=> Khi lập hồ sơ quyết toán năm 2024 nếu Cty có nhu cầu trích lập thì tiếp tục trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo quy định.
Hồ sơ bao gồm:
- Doanh nghiệp cần quy định về việc trích lập dự phòng tiền lương như thế nào? Tại một trong các văn bản như quy chế tài chính, quy chế tiền lương với các nội dung như sau:
- Khi nào cần trích lập,
- Mức trích lập dự phòng sẽ là bao nhiêu?
- Bảng tổng hợp phần quỹ lương thực hiện trong năm. Phần kế hoạch chi phí lương năm tới, được ký duyệt.
- Quyết định của Ban giám đốc về việc thực hiện trích lập quỹ dự phòng tiền lương: Mức trích lập và kế hoạch sử dụng.
II. Tại sao phải trích lập quỹ dự phòng tiền lương để làm gì
Việc trích lập quỹ dự phòng tiền lương là một biện pháp cần thiết. Để đảm bảo rằng công ty sẽ có đủ nguồn tài chính để trả lương cho nhân viên. trong những tình huống khẩn cấp hoặc khó khăn như suy thoái kinh tế, giảm doanh thu, hay gặp các tình huống khác gây ảnh hưởng, làm gián đoạn đến tài chính của công ty.
Việc trích lập quỹ này giúp bảo vệ quyền lợi của nhân viên và duy trì ổn định trong tổ chức. Đồng thời, tạo được lòng tin và sự ổn định cho nhân viên trong quá trình làm việc, công tác.
Vậy doanh nghiệp sẽ thực hiện hạch toán trích lập quỹ dự phòng tiền lương như thế nào?
Tham khảo: Cách để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
III. Cách thực hiện hạch toán trích lập quỹ dự phòng tiền lương
Cách hạch toán trích lập quỹ dự phòng tiền lương:
– Khi trích lập quỹ dự phòng phải trả khác:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 3524 – Dự phòng phải trả khác.
– Khi phát sinh thêm các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập:
Nợ TK 3524 – Dự phòng phải trả khác
Có các TK 334…
– Trường hợp chưa sử dụng hết năm sau (sau 6 tháng) thì hạch toán ghi giảm chi phí:
Nợ TK 3524 – Dự phòng phải trả khác.
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trong đó: Các khoản dự phòng phải trả thường bao gồm:
– Dự phòng phải trả khác, sẽ bao gồm: Tính cả khoản dự phòng trợ cấp thôi việc theo quy định của pháp luật. Các khoản dự phòng cho việc sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ định kỳ (theo yêu cầu kỹ thuật). Hay khoản dự phòng phải trả đối với hợp đồng có rủi ro lớn. Trong đó, những chi phí bắt buộc phải trả cho các nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng đã bị vượt quá những lợi ích kinh tế dự tính thu được từ hợp đồng đó.
– Tài khoản 3524: Dự phòng phải trả khác: phản ánh được các khoản dự phòng phải trả khác theo quy định của pháp luật. Ngoài các khoản dự phòng như đã nếu trên như chi phí hoàn nguyên mơi trường, khôi phục, chi phí thu dọn hay hoàn trả mặt bằng, các khaorn dự phòng trợ cấp cho lao động thôi việc, chi phí TSCĐ, bảo dưỡng định kỳ,…
Với những thông tin về cách trích lập quỹ dự phòng tiền lương như thế nào? Thuận Việt hy vọng thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp trong viêc hạch toán và nắm bắt được các quy định.
Để thực hiện được các công việc tính lương cho nhân viên, chủ doanh nghiệp có thể đầu tư thêm các khóa đào tạo ngắn hạn về tiền lương.
