Thuật ngữ thông tin rất thông dụng trong đời sống hiện đại nhưng lại ít ai định nghĩa được chính xác nó là gì. Vậy chính xác thông tin là gì? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu các loại thông tin và vai trò của chúng đối với doanh nghiệp nhé!
Mục lục
1. Thông tin là gì?
Thông tin là tổng hợp các dữ liệu được truyền đi thông qua nhiều phương tiện khác nhau, có thể bằng miệng, bằng văn bản, hình ảnh hay âm thanh. Mọi người có thể chia sẻ thông tin thông qua hình thức giao tiếp như lời nói, cử chỉ, hành động, chữ viết,…
Trong Luật tiếp cận thông tin 2016, tại Khoản 1, Điều 2 có ghi: “Tin, dữ liệu được chứa đựng trong văn bản, hồ sơ, tài liệu có sẵn, tồn tại dưới dạng bản viết, bản in, bản điện tử, tranh, ảnh, bản vẽ, băng, đĩa, bản ghi hình, ghi âm hoặc các dạng khác do cơ quan nhà nước tạo ra”.
Thông tin là gì?
2. Vai trò của thông tin đối với doanh nghiệp
Thông tin có vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Một trong những mục đích của thông tin:
- Hỗ trợ việc ra quyết định, hoạch định chính sách của doanh nghiệp, đề ra đường lối, kế hoạch đúng đắn cho công ty.
- Giúp tăng sự hiểu biết cho người tiếp nhận, từ đó cải thiện công tác quản lý, kiểm tra và một số hoạt động khác của doanh nghiệp.
- Tạo ra nguồn thông tin mới từ những thông tin sẵn có, cải tiến và cập nhật kiến thức mới, lý thuyết mới.
- Các nhà quản lý trong công ty áp dụng thông tin để thực hiện công việc một cách hiệu quả, nhanh chóng và chính xác hơn, áp dụng đúng vào thực tế.
- Quản lý tốt nhân lực, vật dụng sản xuất, vật tư, tài chính, tiếp thị thị trường,…
- Giúp xác định được lỗ hổng trong kinh doanh, từ đó sửa chữa và phát triển theo hướng mới.
- Tránh sự trùng lập, giả mạo của sản phẩm sản xuất, công nghệ chế biến, chiến lược cũng như hình ảnh của nhiều công ty khác.
Thông tin có vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp
3. Các dạng thông tin của doanh nghiệp
Có rất nhiều loại thông tin trong đời sống. Tuy nhiên đối với doanh nghiệp, bạn cần nhớ 3 loại thông tin dưới đây:
3.1. Thông tin chiến lược
Thông tin chiến lược là những thông tin giúp các nhà quản lý cấp cao (tổng giám đốc, giám đốc) đưa ra những chiến lược dài hạn. Từ đó, các nhà quản lý sẽ thấy được “bức tranh” toàn cảnh của doanh nghiệp. Những thông tin mang tính dài hạn thường là:
- Những thông tin liên quan đến chi nhánh mới (khi nào mở chi nhánh mới, chi nhánh mới đặt ở đâu, quy mô của chi nhánh mới)
- Những thông tin liên quan đến sản phẩm mới (dòng sản phẩm mới nào cần đưa vào sản xuất, khi nào cho ra mắt sản phẩm mới trên thị trường, giá bán sản phẩm,…)
- Những thông tin về cấu trúc hoạt động của công ty (thêm phòng ban nào, giảm phòng ban nào, mở rộng phát triển nhân lực ở mảng nào,…)
Thông tin chiến lược mang tính tổng quát cho công ty
3.2. Thông tin chiến thuật
Thông tin chiến thuật sẽ là những thông tin của nhà quản lý cấp trung (trưởng phòng) đưa ra quyết định, bao gồm:
- Công ty có nên sử dụng phương pháp tiếp thị mới, hoặc đánh vào thị trường mới?
- Công ty có nên tăng năng suất sản xuất hay không?
- Công ty có nên đổi giờ làm việc cho linh hoạt không?
Thông tin chiến thuật sẽ cụ thể hơn và dành cho nhà quản lý trung cấp
3.3. Thông tin hoạt động
Thông tin hoạt động được các nhóm trưởng, hoặc nhóm nhân viên đưa ra quyết định, bao gồm:
- Nhóm có nên tăng ca vào buổi tối hay không?
- Nhóm có thể thêm thành viên để tăng năng suất không?
- Cần làm gì để cải thiện hiệu suất làm việc?
- Chỉnh sửa gì cho hệ thống chăm sóc khách hàng?
4. Các nguồn thông tin
Để thu thập được thông tin chính xác nhằm áp dụng vào công việc kinh doanh, bạn cần xác định đúng nguồn thông tin. Tuy nhiên, chúng được phân ra thành hai loại là chính thức và không chính thức.
4.1. Nguồn thông tin chính thức
Nguồn thông tin chính thức đến từ nội bộ công ty, hệ thống máy tính (của nhân sự, khách hàng,…), hồ sơ nhân viên, sổ sách kế toán, tài liệu kinh doanh, táp chí kinh doanh, bảng khảo sát thị trường, báo chính thống,…
4.2. Nguồn thông tin không chính thức
Nguồn thông tin không chính thức đến từ những thông tin “nghe nói” từ đồng nghiệp. Đồng thời, bạn có thể nghe “ngóng” được thông tin không có nguồn chính thống từ các bạn bè, cộng sự khác ngoài công ty.
Từ bài viết trên, chắc chắn bạn đã hiểu được thông tin là gì và tầm quan trọng của thông tin rồi phải không nào? Hãy sử dụng thông tin bạn có một cách thông minh để trở thành nhà điều hành giỏi. Nếu có câu hỏi cần tư vấn, hãy liên hệ ngay cho Kế toán Thuận Việt nhé!
