Cách hủy hóa đơn điện tử theo 2 trường hợp (chưa gửi & đã gửi người mua)

Hóa đơn điện tử hiện nay được thực hiện thông qua các phần mềm hỗ trợ. Trong quá trình làm việc đôi lúc cũng không tránh khỏi xảy ra sai sót dẫn đến phải hủy hóa đơn điện tử. Tại bài viết này Thuận Việt sẽ tìm hiểu về các trường hợp hủy hóa đơn, quy trình, thủ tục và cách xử lý đối với các trường hợp hủy nhầm. Xem ngay tại đây!

Nội dung bài viết

I. Cách hủy hóa đơn điện tử với các trường hợp

Một số nguyên nhân phổ biến nhất khi phải hủy hoá đơn điện tử, bao gồm:

Khách hàng từ chối hoặc hủy đơn hàng: Trường hợp xảy ra khi người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ. Nêu tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót trong thông tin, hay cần thay đổi thông tin
Khi có yêu cầu bên ban quản lý thuế

Lưu ý:

Căn cứ tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và tại điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC thuộc các trường hợp trên đều thực hiện hủy hóa đơn.

Hóa đơn điện tử khi đã được gửi đi cho người mua thì không được hủy mà phải thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

a) Thời gian hủy hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện hủy khi hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan Thuế và phát hiện ra sai sót. Được căn cứ khoản 1 điều 19 tại khoản 123/2020/NĐ-CP.
Thời gian hủy hóa đơn phải được thực hiện trước khi có quyết định điều tra của Cơ quan thuế hoặc trước kỳ

Quy định có nêu rõ về việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót – Chi tiết tại: Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BT:

“…

b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Sau đó, có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp này người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập. Thực thực hiện thông báo ngay với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn. Lập theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA – Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;”.

Như vậy, hóa đơn điện tử có sai sót sẽ chỉ được thực hiện hủy trong một số trường hợp nhất định (thay vào đó sẽ thực hiện điều chỉnh hóa đơn).

II. Thủ tục cách hủy hóa đơn điện tử viết sai

Khi phát hiện hóa đơn có sai sót trong 24h, kế toán cần thực hiện hủy hóa đơn theo các bước thực hiện hủy hóa đơn điện tử, như sau:

Bước 1: Thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan quản lý thuế. Theo mẫu 04/SS-HĐĐT

Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn với bên mua

Bước 3: Lập HĐĐT mới thay thế

Bước 4: Hủy hóa đơn đã thông báo có sai sót

Bước 5: Tra cứu hóa đơn: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/

Trên đây là các bước thực hiện cơ bản để hủy hóa đơn điện tử khi chưa gửi cho người mua.

Từng bước chi tiết sẽ được nêu tại phần bên dưới đây!

Xem thêm: Hình thức xử phạt vi phạm khi hủy hóa đơn điện tử xuất sai

Xem thêm: Hóa đơn điện tử áp dụng trên các loại hóa đơn nào?

a.Trường hợp 1: Khi hóa đơn điện tử đã được cấp mã từ cơ quan thuế. Nhưng chưa gửi đi cho người mua có sai sót. Gửi thông báo đi theo mẫu 04/SS-HĐĐT. Dưới đây là cách hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Thực hiện như sau:

Bước 1: Thông báo hóa đơn sai sót tới cơ quan thuế.

Gửi thông báo theo Mẫu 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA cho Cơ quan Thuế của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử đã cấp mã có sai sót. Kèm theo đó kế toán thực hiện lập hóa đơn mới. Tiến hành ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn mới thay thế để gửi đi cho người mua.

Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn với người mua

Thực hiện thảo thuận giữa người mua và người bán về việc hủy bỏ hóa đơn sai sót. Việc này cần làm để tránh được rủi ro khi cơ quan thuế có thanh tra, kiểm tra doanh nghiệp.

Bước 3: Lập HĐĐT mới

Kế toán tiến hành thực hiện các bước như bình thường, lưu ý thông tin để bị sai sót trong hóa đơn trước. Tiến hành ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ.

Bước 4: Hủy hóa đơn sai sót đã thông báo

Khi đã hoàn thành các bước kể trên, chọn vào hóa đơn sai và chọn xóa hoặc hủy bỏ đi hóa đơn.

Bước 5: Tra cứu

Truy cập vào trang thuế: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ – để kiểm tra trạng thái hóa đơn đã báo hủy và các thông báo chấp thuận của cơ quan thuế.

b.Trường hợp khác: Sai mã số thuế; sai số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

Bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách hủy hóa đơn điện tử dưới đây để áp dụng:

Cách 1:

– Người bán lập HĐĐT điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót theo các bước trên và gửi cho người mua:

Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai sót, nên có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Nội dung ghi trên hóa đơn điều chỉnh: Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế đã điều chỉnh.

Lưu ý: Giữa người bán và người mua phải thực hiện thỏa thuận (ghi rõ sai sót) trước khi lập hóa đơn điều chỉnh thay thế cho hóa đơn sai sót.

Cách 2:

– Người bán lập HĐĐT điều chỉnh và thay thế cho HĐĐT cũ có sai sót để gửi đi cho người mua.

+ Hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Lưu ý: Trường hợp người bán và người mua đã có thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. => Thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận có ghi rõ phần sai sót. Sau đó, người bán mới lập HĐĐT thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hồ sơ đăng ký kinh doanh — Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

III. Cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Lưu ý: Chỉ được hủy hóa đơn điện tử đã phát hành khi

Trường hợp hàng hóa, dịch vụ chưa được giao thì phát hiện ra thông tin hiển thị trên hóa đơn có sai sót.

Trường hợp người bán và người mua chưa kê khai thuế.

Đặc biệt: Chỉ được hủy hóa đơn điện tử được sự đồng ý, xác nhận của cả 2 bên. Hiệu lực áp dụng như đã thỏa thuận. Thực hiện lưu trữ hóa đơn đã hủy theo thời gian quy định. Lập hóa đơn mới thay thế cái sai rồi gửi lại cho bên mua. Khi lập mới phải ghi nội dung: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …; Ký hiệu …; gửi ngày … tháng … năm…”.

3 Bước thực hiện cách hủy hóa đơn điện tử khi đã phát hành:

Bước 1: Lập Biên bản để hủy bỏ hóa đơn

Ghi rõ nội dung bị sai, nội dung cần điều trong biên bản. Lưu ý rằng biên bản thảo thuận phải có chữ ký, đóng dấu của hai bên mua và bán.

Bước 2: Tến hành hủy hóa đơn đã lập

Thực hiện thao tác trên hệ thống phần mềm HĐĐT mà doanh nghiệp vẫn sử dụng. Theo đó, đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử DN và khai báo “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”.

Sau đó, lưu lại Thông báo kết quả hủy hóa đơn và nhấn xuất ra file XML và nộp lại file cho cơ quan thuế.

Bước 3: Bạn lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm

Sau khi đã thực hiện các bước trên, tiếp theo bạn thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế. Thực hiện các bước như mình thường, kèm theo dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…; Ký hiệu…; Ngày… tháng… năm…”.

Xem thêm: Mức xử phạt liên quan đến hủy hóa đơn điện tử

IV. Công ty Kế toán Thuận Việt

Hóa đơn điện tử là công việc được thực hiện thường xuyên của kế toán. Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng từ môi trường dẫn đến phải hủy hóa đơn.

Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán. Thuận Việt tự tin cung cấp dịch vụ kế toán – Thuế uy tín, chất lượng nhất đến với khách hàng. Dịch vụ được khách hàng tin tưởng lựa chọn, bao gồm: Dịch vụ kế toán trọn gói, dịch vụ làm báo cáo tài chính năm, Quyết toán thuế cuối năm, Dịch vụ gỡ rối sổ sách, cho thuê văn phòng ảo, đào tạo các khóa học kế toán ngắn hạn cho doanh nghiệp…Ngoài ra, Thuận Việt còn cung cấp đầy đủ các dịch vụ kế toán tại một doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin về dịch vụ cung cấp. Vui lòng liên hệ chúng tôi qua thông tin được cung cấp hoặc hotline công ty.

Rất hân hạnh được phục vụ quý khách hàng với chất lượng và giá cả hợp lý nhất.

Hy vọng cách huỷ hoá đơn điện tử được Thuận Việt đưa ra sẽ giúp bạn giải quyết được vấn đề đang tìm kiếm của mình.