Điều mà doanh nghiệp quan tâm khi biếu tặng quà cho nhân viên là cách ghi nhận chi phí hợp lý. Thực tế thì, còn nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa biết nguyên tắc ghi nhận chi phí quà biếu tặng cho doanh nghiệp. Cùng Thuận Việt tìm hiểu về nguyên tắc và cách ghi nhận chi phí hợp lý qua bài viết này nhé!

Nội dung bài viết

1. Nguyên tắc ghi nhận chi phí quà tặng nhân viên vào chi phí hợp lý khi Quyết toán thuế TNDN?

Theo quy định, thì các khoản chi có tính chất phúc lợi sẽ được tính vào chi phí được trừ khi đủ điều kiện. Để chi phí quà tặng cho nhân viên được ghi nhận làm chi phí hợp lý, hợp lệ và có thể trừ khi tính thuế. Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định tại Khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, như sau:

Trước tiên, chi phí này phải được phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Không được vượt quá mức chi phí hợp lý theo quy định của pháp luật.

Chi phí quà tặng thường phát sinh trong các sự kiện, cụ thể như: Tết Nguyên Đán, Trung Thu, Ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3, Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10, Ngày Quốc tế Thiếu nhi 1/6, hoặc các dịp khác như sinh nhật của nhân viên,…
Để các chi phí này được chấp nhận, doanh nghiệp cần có các chứng từ kế toán hợp lệ, bao gồm:

Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) hợp lệ và ghi đầy đủ thông tin.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Các quyết định của công ty như quyết định thưởng, quyết định chi phí, và các văn bản liên quan đến chính sách phúc lợi, quà tặng cho nhân viên.

Những loại giấy tờ có liên quan để được khấu trừ chi phí cần được lưu lại. Doanh nghiệp cũng cần phân loại chi phí theo từng sự kiện cụ thể để dễ quản lý và theo dõi.

Doanh nghiệp cần cẩn trọng và minh bạch trong việc lập hồ sơ, chứng từ, cùng với việc tuân thủ quy định pháp luật. Điều này, sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro, tối ưu hóa chi phí, nâng cao uy tín và sự tin cậy từ các bên liên quan về quản lý tài chính.

2. Các khoản mang tính chất phúc lợi và được tính vào chi phí hợp lý

Căn cứ vào Khoản 4 Điều 3 tại Thông tư 25/2018/TT-BTC. Những khoản chi phí hợp lý được trừ khi quyết toán thuế TNDN có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động (NLĐ), là:

Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình NLĐ;
Chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị;
Chi phí hỗ trợ bổ sung kiến thức tại các cơ sở đào tạo;
Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau;
Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập;
Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, Tết cho người lao động;
Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (*);
Các khoản chi mang tính chất phúc lợi khác.

Lưu ý:

Nguyên tắc ghi nhận chi phí mang tính phúc lợi kể trên không nhiều hơn 1 tháng lương bình quân thực tế.

(*) Ngoại trừ, các khoản chi cho bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho NLĐ, theo Điểm 2.11 Điều này.

>>> Xem thêm: Cách hạch toán quà biếu tặng

Ghi nhận chi phí qua biếu tặng cho từng trừng hợp

3. Ghi nhận chi phí quà tặng cho nhân viên vào khoản được khấu trừ theo các trường hợp

3.1 Đối với chi phí là quà tặng Tết Nguyên Đán cho nhân viên

Các chứng từ doanh nghiệp cần lưu lại để đưa vào chi phí hợp lý mua quà Tết tặng cho nhân viên, như sau:

Hợp đồng mua bán (nếu có);
Hóa đơn mua hàng quà tặng;
Các chứng từ thanh toán liên quan (phiếu chi, ủy nhiệm chi);
Hoá đơn đầu ra (doanh nghiệp thực hiện xuất);
Danh sách nhân viên nhận quà tặng, giá trị từng món hàng và có ký xác nhận đầy đủ;
Quyết định quà tặng cho nhân viên của công ty;
Quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động của nhân viên… tại doanh nghiệp.

* Kế toán tại doanh nghiệp sẽ phải hạch toán chi phí như sau:

Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp),

Nợ TK 334 (Phải trả cho người lao động) và

Có TK 111,112

Khi xuất hóa đơn cho các món quà có giá trị lớn. Doanh nghiệp cần phải thể hiện rõ ràng giá trị của món hàng tặng, thuế suất áp dụng. Những khoản chi phúc lợi không được vượt quá 1 tháng lương thực tế của nhân viên mới được tính vào chi phí. Doanh nghiệp cần tính toán cần thân, đảm bảo nguồn tài chính được kiểm soát tốt.

3.2 Đối với chi phí quà biếu tặng là bánh trung thu

Nguyên tắc ghi nhận chi phí cũng giống với quà biếu tặng Tết cho nhân viên. Biếu tặng bánh trung thu cũng cần chuẩn bị chứng từ, hồ sơ tương tự như như trên, để những khoản chi phí này được ghi nhận là chi phí được trừ.

Trích Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC có quy định về các khoản chi được trừ như sau:

“Khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động như: Chi đám hiếu, hỷ của người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng; chi hỗ trợ chi phí đi lại; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.”

Ví dụ: Dựa vào quy định trên, có ví dụ như sau:

Công ty Kế Toán Thuận Việt có chi tiền nghỉ mát cho nhân viên trong công ty với:

– Tổng chi phí cho từng cá nhân là 3.500.000 đồng/ người;

– Tổng thu nhập trong năm của cá nhân là 120.000.000 đồng/năm;

– Số tháng làm việc thực tế trong 1 năm là 12 tháng.

➜ Như vậy, ta có mức lương bình quân 1 tháng là 10.000.000 đồng/tháng.
➜ Khoản chi phí nghỉ mát được chi là 3.500.000đ/tháng nhỏ hơn mức lương trung bình người lao động nhận được 10.000.000đ/tháng. Chi phí này vẫn được tính vào chi phí hợp lệ cho doanh nghiệp khi xác định TNDN chịu thuế và được trừ VAT.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể cân nhắc cho học viên tham gia các khóa đào tạo kế toán bổ sung để cấp nhật các kiến thức mới và nâng cáo kỹ năng tay nghề tại Thuận Việt.

3.3 Nguyên tắc ghi nhận chi phí quà biếu tặng 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật cho nhân viên

Khi ghi nhận chi phí quà tặng vào các dịp lễ này. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các khoản chi có đầy đủ chứng từ hợp lệ như: Hóa đơn, phiếu chi và biên bản giao nhận quà.

Những chi phí này thường được kế toán hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp. Phụ thuộc vào quy định của từng công ty.

Theo thông tư số 78/2014/TT-BTC và các quy định pháp luật liên quan, chi phí quà tặng cho nhân viên có thể được ghi nhận vào các tài khoản khác nhau.

Đối với các dịp như 8/3, 20/10, 1/6 hay sinh nhật, chi phí này thường được hạch toán vào tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp).

Cụ thể, bút toán kế toán khi xuất quà như sau:

Ghi nợ: Tài khoản 642/Chi phí quản lý doanh nghiệp
Ghi có: Tài khoản 111 (tiền mặt) hoặc 112 (tiền gửi ngân hàng), hoặc tài khoản 153 (Công cụ dụng cụ) nếu quà tặng là vật phẩm.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần chú ý đến việc xuất hóa đơn cho quà biếu tặng. Theo quy định hiện hành, giá trị quà tặng phải được tính vào thu nhập chịu thuế của nhân viên. Do đó, khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần ghi rõ giá trị của quà tặng và thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định.

Tóm lại, nguyên tắc ghi nhận chi phí quà tặng nhân viên cần được thực hiện cẩn thận và tuân thủ theo quy định pháp lý. Ngoài ra, để đảm bảo tính chuẩn xác ngay từ ban đầu doanh nghiệp có thể tìm đến sự tư vấn của các đơn vị đại lý Thuế để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ và đúng quy định.

Để được hỗ trợ, bạn vui lòng liên hệ qua các Kênh sau:

Điện thoại: 028.66848185 – 0392.616.085 (Thuận Việt)

Hotline: 0907 958 205 (Ms.Bình)

Website: hocketoanthuchanh.com – ketoanthuanviet.com

✉️Email: info@ketoanthuanviet.com

Facebook: https://www.facebook.com/ketoanthuchanhthuanviet/

Địa chỉ: Tòa nhà ST Moritz, 1014 Phạm Văn Đồng, Hiệp Bình Chánh, TP. Thủ Đức, HCM