Văn phòng ảo là loại hình dịch vụ được quan tâm trong thời gian gần đây, nhất là ở các thành phố lớn. Tuy nhiên, vẫn có nhiều người chưa biết văn phòng ảo là gì. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về văn phòng dạng này qua bài viết dưới đây nhé!

Nội dung bài viết

1. Văn phòng ảo là gì? Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Doanh nghiệp thường phải có trụ sở kinh doanh chính, được đăng ký hợp pháp trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, doanh nghiệp phải sử dụng văn phòng ảo, đặc biệt là với công ty vừa và nhỏ.

Đây được xem là mô hình kinh doanh, được đăng ký đầy đù về địa điểm giao dịch, biển hiệu công ty, số điện thoại, số fax, nhân viên văn phòng, phòng họp và một vài dịch vụ cung cấp thêm. Bạn sẽ trả tiền để thuê dịch vụ văn phòng ảo nhưng chi phí bỏ ra không nhiều so với việc tự xây địa điểm kinh doanh.

2. Đối tượng thuê văn phòng ảo

Phần lớn, những công ty vừa và nhỏ sẽ phù hợp với dịch vụ cho thuê văn phòng ảo. Bên cạnh đó cũng có một số trường hợp cần văn phòng ảo, cụ thể là:

Doanh nghiệp không đủ chi phí thuê văn phòng hoặc không có đủ thời gian tìm kiếm địa điểm kinh doanh.
Doanh nghiệp nhỏ muốn mở rộng thị trường sang nhiều tỉnh thành.
Công ty muốn đặt văn phòng đại diện ở trung tâm thành phố.
Những cá nhân kinh doanh muốn mở công ty nhưng vốn kinh doanh hạn chế.
Nhóm dự án ngắn hạn muốn có địa điểm để tập trung, nơi hội họp, văn phòng làm việc có đầy đủ tiện nghi.
Công ty nước ngoài muốn có văn phòng để nghiên cứu thị trường Việt Nam trước khi triển khai những dự án lớn.

Văn phòng ảo là loại hình dịch vụ được nhiều doanh nghiệp quan tâm

3. Ưu và nhược điểm của văn phòng ảo

Ưu điểm

Tiết kiệm nhiều chi phí cho việc mua thiết bị văn phòng, trả lương nhân công, quản lý tòa nhà, chi phí vận hành,…
Tiết kiệm thời gian xây dựng, trang trí văn phòng hay tìm kiếm vị trí phù hợp, nhất là đối với những thành phố lớn như TPHCM.
Bền lâu do không cần cải tạo mới văn phòng như những công ty thông thường.
Tạo sự tín nhiệm đối với khách hàng do văn phòng ảo thường có địa chỉ ở những tòa nhà lớn, trung tâm thành phố.
Gia tăng tính ổn định, do địa chỉ văn phòng ảo thường cố định, hiếm khi có sự thay đổi. Việc này sẽ giúp khách hàng dễ tìm thấy bạn hơn khi search trên google, tạo sự an tâm cho khách hàng.

Nhược điểm

Do có nhiều đơn vị thuê văn phòng ảo cùng lúc nên bạn sẽ không thoải mái sử dụng, đôi khi phải đặt trước khi có nhu cầu.
Văn phòng ảo thường chật hẹp do chia sẻ với nhiều công ty khác nhau.
Đôi khi gây nhầm lẫn cho khách hàng bởi một địa chỉ mà lại được đăng ký bởi nhiều công ty.
Dễ xảy ra những vấn đề liên quan đến luật pháp như tranh chấp giữa người thuê và đơn vị cho thuê.

Văn phòng ảo mang đến nhiều ưu điểm cũng như nhược điểm

4. Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Văn phòng ảo là thuật ngữ không hề có trong quy định của pháp luật Việt Nam nhưng theo định nghĩa “nôm na” là trụ sở chính, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 có quy định về trụ sở chính doanh nghiệp như sau: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Văn phòng ảo theo nguyên tắc vẫn tuân thủ đúng theo định nghĩa “trụ sở chính của doanh nghiệp” nên được coi là hợp pháp. Các doanh nghiệp có thể yên tâm đăng ký địa chỉ văn phòng trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

5. Kinh nghiệm khi thuê văn phòng ảo

Hiện có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo. Tuy nhiên, bạn cần tìm hiểu kỹ và tham khảo những kinh nghiệm dưới đây để tránh bị “tiền mất tật mang”

5.1. Tìm hiểu kỹ đối tác cho thuê

Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm những thông tin về loại hình dịch vụ này trên các trang web cũng như thông qua những đánh giá của người khác. Nếu có người quen đã từng thuê, hãy tìm những thông tin hữu ích từ họ.

5.2. Hợp đồng cho thuê

Hợp đồng cho thuê văn phòng ảo là điều quan trọng nhất. Để đảm bảo quyền lợi pháp lý cho người đi thuê, bạn cần đọc kỹ những thông tin trên hợp đồng, tránh sai sót hoặc “bị gài”. Một số thông tin cần có trong hợp đồng:

Thông tin cơ bản của bên thuê và bên cho thuê
Thông tin về địa điểm văn phòng ảo mà bạn muốn thuê
Thời hạn hợp đồng
Giá tiền thuê và phương thức thanh toán, mức chiết khấu (nếu có)
Các quy định về việc chấm dứt hợp đồng.

Nên đánh giá kỹ đơn vị cho thuê văn phòng ảo trước khi đặt bút ký hợp đồng

5.3. Đến tận nơi xem xét (nếu muốn)

Để tránh bị lừa, tốt nhất bạn nên đến tận nơi văn phòng ảo để xem có đúng như địa chỉ đã được công bố không. Bên cạnh đó, bạn hãy kiểm tra kỹ cơ sở vật chất xem có tốt không.

Phía trên, chúng tôi đã cung cấp cho bạn một số thông tin về văn phòng ảo, hy vọng bạn có thể hiểu rõ hơn về dịch vụ này. Nếu có câu hỏi nào liên quan đến việc cho thuê văn phòng ảo, hãy liên hệ ngay cho Kế toán Thuận Việt nhé, chúng tôi sẽ giải đáp thắc mắc cho bạn.